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Referent/in der Geschäftsführung

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst befristet auf 12 Monate eine/n engagierte/n Referent/in der Geschäftsführung in Vollzeit (40 Stunden/Woche).

  • Management, Controlling und Budget
    • Administrative Verwaltung und Überwachung von Arbeitsverträgen, Stellenausschreibungen, Urlaubsplanung und Stundenkonten
    • Ansprechpartner für Projektleiter in Budgetfragen
    • Beauftragung und Kontrolle von Quartals- und Jahresabschlüssen, Einhaltung von Förderrichtlinien (BPA, BHO, BRH usw.), Erstellen von Wirtschaftsplänen, Budgetentwurf, -kontrolle und -aufsicht
    • Vorbereitende Buchhaltung, Überwachung Geldeingängen, Kuratoriumsbeiträgen und Spenden
    • Erstellung von Sponsorenlisten, Sponsoringverträgen und -rechnungen
  • Betreuung von Kuratorium und Vorstand
    • Unterstützung des Direktors bei Kontaktpflege zu Gremienmitgliedern, Inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Sitzungen mit Vorstands- und Kuratoriumsvorsitzenden
    • Ansprechpartner für Gremien und Vereinsmitglieder

Voraussetzungen

  • Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Erfahrung
  • Management- und Controlingerfahrung
  • Erfahrung bei der Verwaltung von Drittmitteln und öffentlichen Fördermitteln
  • Ausgeprägte kaufmännische Denkweise
  • Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
  • Flexibilität und Eigenmotivation
  • Versierter Umgang mit MS Office
  • Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
  • Sicheres und höfliches Auftreten

Wir bieten

  • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit
  • Eine angemessene Vergütung
  • Flache Hierarchien
  • Angenehmes Arbeitsklima
  • Möglichkeit zu Fortbildung

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzkontakte) ausschließlich per E-Mail und in einem PDF-Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Referent/in der Geschäftsführung“ an Tanja Treysse unter bewerbung@aspeninstitute.de. Bewerbungsfrist ist der 23.02.18.

 

Praktika

Wir bieten wieder in 2018 für Studenten Vollzeitpraktika von drei Monaten an. Im Rahmen eines Praktikums erwerben Sie einen breiten Einblick in die Funktionsweise eines politischen Instituts bzw. einer NGO, die als Verein organisiert ist, und werden soweit möglich in alle Bereiche der Arbeit des Instituts einbezogen. Als Teil des Aspen Institute können Sie direkt aus dem politischen Zentrum Deutschlands erfahren, wie Außenpolitik funktioniert und welche Wege sie geht. Zusätzlich nehmen Sie an den öffentlichen Veranstaltungen des Instituts teil.

Das Praktikum beinhaltet unter anderem folgende Aufgaben und Tätigkeiten:

  • allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
  • Recherchen für den Executive Director
  • inhaltliche Recherche für die öffentliche Veranstaltungsreihe
  • Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der öffentlichen Abendveranstaltungen
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Konferenzen

Bewerber sollten folgende Qualifizierungen und Qualitäten vorweisen können:

  • eingeschriebener Student im 4. bis 9. Fachsemester eines Hochschulstudiums der Geistes-, Sozial- oder Wirtschaftswissenschaften
  • Kenntnis von und Interesse an Deutsch-Amerikanischen Beziehungen
  • Deutsch und Englisch auf fließendem Niveau, im Idealfall durch Auslandsaufenthalte oder Sprachzertifikate nachgewiesen
  • sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen
  • Affinität für Social Media
  • Kenntnisse von Layoutprogrammen von Vorteil
  • erste Arbeitserfahrung bzw. ehrenamtliches Engagement
  • freundliches und seriöses Auftreten
  • sorgfältige, zuverlässige Arbeitsmoral

Eine Praktikumsvergütung kann leider nicht erfolgen, allerdings nehmen die Praktikanten an den hochkarätigen Abendveranstaltungen und Konferenzen teil. Pro Monat stehen jedem Praktikanten zwei Tage Urlaub zu.

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf, Zeugnissen und Angabe Ihrer Verfügbarkeit per E-Mail an info@aspeninstitute.de.

 

 

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For job openings, please check our German website.

Internships

The Aspen Institute Germany offers three-month internships for university students starting 2018. During the internship, you will learn how a non-profit organization in the political sector works and you will be involved in as many of the Institute’s fields of activity as possible. As a part of the Aspen Institute Germany, you will gain insight into the practices and processes of foreign affairs in Berlin. In addition, you will take part in the public events of the Institute.

The internship includes the following tasks and duties:

  • general administrative support of day-to-day activities
  • research for the Executive Director
  • research for the public program events
  • assistance in the preparation and follow-up of public evening events
  • support for the preparation of conferences

Applicants should have the following qualifications and skills:

  • university enrollment in the 4th to 9th semester of social sciences, humanities, or economics
  • knowledge of German-American relations
  • excellent German and English skills, ideally proven by periods spent abroad or certificates
  • sound knowledge of MS Office software, especially Microsoft Excel
  • interest in social media
  • knowledge of layout programs of advantage
  • existing work or volunteer experience
  • a friendly and sincere attitude
  • proven ability to perform reliably and diligently

Internships are generally unpaid, but our interns take part in high-level evening events and conferences. All interns are entitled to two days of vacation per month.

Please submit your application, including your CV and certificates, to info@aspeninstitute.de, stating your preferred starting and end dates.