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Office Manager*in (m/w/d) in Vollzeit

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine*n engagierte*n Office Manager*in (m/w/d) in Vollzeit (40 h/Woche).

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination
• Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin
• Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
• Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre)
• Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial,
  -einrichtung sowie technischer Ausstattung
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern
• Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank
• Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity
• Erste*r Ansprechpartner*in bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner*innen bei Veranstaltungen etc.
• Interne*r Ansprechpartner*in, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung
• Auswahl und Betreuung der Praktikant*innen
• On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen
• Bearbeitung des Posteingangs
• Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Bewerbungsvoraussetzungen:

• Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung 
• Mehrjährige einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich oder Office Management
• Versierter Umgang mit MS Office
• Erste Erfahrungen mit Content Management-Systemen (Website)
• Technische Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
• Freude an Büro-Organisation
• Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Eigenmotivation
• Teamfähigkeit
• Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

Was wir anbieten:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in den transatlantischen Dialog und das politische Berlin
• Ein modernes Büro im Herzen Berlins
• Eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (beides nach Absprache)
• Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen ausschließlich per E-Mail und in einem PDF-Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Office Management“ an bewerbung@aspeninstitute.de.

Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingegangene Bewerbungen kontinuierlich sichten. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Institut übernommen werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Teilzeitbeschäftigung (m/w/d, 20 Std / Woche) im Bereich Finanzen und HR

Studentische Hilfskraft (m/w/d) Contact Management

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst befristet für ein Jahr mit Aussicht auf Verlängerung eine engagierte studentische Hilfskraft (m/w/d) für 20h/Woche zur Betreuung der Instituts-Datenbank.

Das Aspen Institute ist eine internationale, überparteiliche und gemeinnützige Institution, die sich für die Stärkung einer freien, offenen und gerechten Gesellschaft einsetzt. Bei Workshops, Konferenzen und Diskussionsrunden mit internationalen Stakeholdern aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur stehen Fragen gesellschaftlicher Verantwortung, politischer Führung, KI, Digitalisierung und Medienkompetenz, Umwelt, Nachhaltigkeit und sozialer Gerechtigkeit im Fokus.  

Ihre Aufgaben:

• Betreuung der Instituts-Datenbank, d.h.
  Überarbeitung und Korrektur bestehender Kontakte
  Recherche fehlender Informationen
  Einpflegen neuer Kontakte sowie
  Unterstützung der Programmbereiche im Bereich der Datenbank
• Layout-Erstellung für Publikationen

Voraussetzungen:

• Englisch- und Deutsch-Kenntnisse fließend in Wort und Schrift
• Sehr gute Computerkenntnisse (HTML-Kenntnisse von Vorteil, aber nicht erforderlich)
• Erfahrungen mit Datenbanken
• Erfahrungen mit Layout-Programmen (von Vorteil)
• Gute Kenntnisse von MS Office, insbesondere Tabellenkalkulation
• Freude am Umgang mit Zahlen
• Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Flexibilität
• Kreativität
• Interesse an internationaler Politik, insbesondere transatlantischen Themen

Wir bieten:

• Einblick in die Arbeit einer NGO im politischen Berlin
• Eine angemessene Vergütung
• Flexible Arbeitszeiten auch im Homeoffice (nach Absprache) 

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse) ausschließlich per E-Mail und in einem PDF-Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Contact Management“ an bewerbung@aspeninstitute.de.

Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingegangene Bewerbungen kontinuierlich sichten und behalten uns vor, die Position bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu vergeben. Bewerbungsgespräche finden zeitnah statt. Wir bitten, von telefonischen Anfragen abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Aspen Institute Deutschland e.V. übernommen werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. 

Studentische Projektassistenz (m/w/d, 20h/Woche) im Europa Programm

Zur Verstärkung unseres Teams bei der Durchführung unserer Projekte mit Fokus auf den Westbalkan suchen wir ab Anfang Juni 2025 bis einschließlich Januar 2026 eine engagierte studentische Projektassistenz.

Das Aspen Institute Deutschland ist eine internationale, überparteiliche und gemeinnützige Institution, die sich dem Ideal der offenen Gesellschaft verpflichtet hat. Es fördert wertebasierte Führung, einen konstruktiven Dialog zwischen Konfliktparteien sowie die euroatlantische Kooperation. Aspen Deutschland veranstaltet Tagungen, Konferenzen und Diskussionsrunden mit Entscheidungsträger*innen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur, um schwierige Fragen der aktuellen Politik zu diskutieren und gemeinsam nach Lösungen zu suchen. 

Das Europa Programm des Aspen Institute Deutschland fühlt sich der Vision eines freien und vereinten Europas verpflichtet sowie der Konsolidierung eines vereinten Europas basierend auf Demokratie, Freiheit und Menschenwürde. Dazu gehört vor allem die Unterstützung der Europäisierung und euro-atlantischen Integration des Westbalkans, das Antizipieren von und die Auseinandersetzung mit den Herausforderungen einer Europäischen Union, die sich zunehmend als globaler Akteur zu positionieren versucht, sowie die Verteidigung der EU als Wertegemeinschaft angesichts wachsender interner und externer Bedrohungen.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Konferenzformaten (virtuell, hybrid, live)
• Management und Betreuung von Teilnehmer*innen
• Recherche von Inhalten zur Vorbereitung, Planung und Ergebnissicherung von Veranstaltungen und Publikationen
• Redaktionelle Tätigkeiten
• Unterstützung bei der Erstellung von Publikationen 
• Social Media Management und Erstellung von Content (Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube)
• Datenbankpflege

Bewerbungsvoraussetzungen:

• Immatrikulation an einer Hochschule in einschlägigen Fachgebieten
• Interesse an internationaler Politik, insbesondere an EU-Erweiterung und der Region des Westbalkans
• Erfahrungen im Bereich der Veranstaltungsorganisation
• Erfahrung im Umgang mit Social Media
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Office-Kenntnisse
• Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Eigenmotivation

Was wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Freiraum für eigene Ideen
• Spannende Einblicke in die Arbeit einer transatlantischen Organisation im politischen Berlin
• Möglichkeit zum Aufbau und der Erweiterung des eigenen beruflichen Netzwerks
• Teilnahme an Veranstaltungen des Instituts
• Flexible Arbeitszeiten (nach Absprache)
• Angemessene Vergütung

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Nachweise und Referenzen) in einem PDF-Dokument unter dem Betreff „Bewerbung SHK Europa“ an bewerbung@aspeninstitute.de. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Praktikant*in (m/w/d) (Vollzeit, 3 Monate)

Wir bieten für Studierende Vollzeitpraktika von drei Monaten an. Im Rahmen eines Praktikums erwerben Sie einen breiten Einblick in die Funktionsweise eines politischen Instituts bzw. einer NGO, die als Verein organisiert ist, und werden soweit möglich in alle Bereiche der Arbeit des Instituts einbezogen. Als Teil des Aspen Institute können Sie direkt aus dem politischen Zentrum Deutschlands erfahren, wie Außenpolitik funktioniert und welche Wege sie geht. Zusätzlich nehmen Sie an den öffentlichen Veranstaltungen des Instituts teil.

Das Praktikum beinhaltet unter anderem folgende Aufgaben und Tätigkeiten:

• allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
• Recherchen für den Executive Director
• inhaltliche Recherche für die öffentliche Veranstaltungsreihe
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der öffentlichen Abendveranstaltungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Konferenzen

Bewerber*innen sollten folgende Qualifizierungen und Qualitäten vorweisen können:

• eingeschriebene Studierende im 4. bis 9. Fachsemester eines Hochschulstudiums der Geistes-, Sozial- oder Wirtschaftswissenschaften
• Kenntnis von und Interesse an Deutsch-Amerikanischen Beziehungen
• Deutsch oder Englisch auf fließendem Niveau, im Idealfall durch Auslandsaufenthalte oder Sprachzertifikate nachgewiesen
• sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen
• Affinität für Social Media
• Kenntnisse von Layoutprogrammen von Vorteil
• erste Arbeitserfahrung bzw. ehrenamtliches Engagement
• freundliches und seriöses Auftreten
• sorgfältige, zuverlässige Arbeitsmoral

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf, Zeugnissen gebündelt in einem PDF-Dokument und mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit per E-Mail an Bewerbung@aspeninstitute.de.