Office Manager (m/w/d)
Das Aspen Institute Deutschland wurde 1974 in Berlin gegründet. Das Institut ist dem Ideal der offenen Gesellschaft verpflichtet und fördert wertebasierte Führung, einen konstruktiven Dialog sowie die euroatlantische Kooperation. Als unabhängige gemeinnützige Institution ist Aspen Deutschland Teil des globalen Aspen-Netzwerks mit Partnern in den USA, Central Europe (Tschechische Republik, Ungarn, Polen, Slowakei), Frankreich, Großbritannien, Indien, Italien, Japan, Kenia, Kolumbien, Mexiko, Neuseeland, Rumänien, Spanien und der Ukraine. Die Institute setzen sich dafür ein, gemeinsam die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu bewältigen.
In verschiedenen Formaten wie Konferenzen, Seminaren und Austauschprogrammen bringt Aspen Deutschland Expert*innen und Entscheidungsträger*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik, Kultur, Medien und Zivilgesellschaft zusammen. Damit schafft es eine vertrauliche, überparteiliche Plattform für Austausch und Analyse, um regionale und globale Herausforderungen zu adressieren und zukunftsorientierte Lösungen zu entwickeln.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort einen engagierten Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 h/Woche).
Ihre Aufgaben:
- Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination
- Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin
- Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
- Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre)
- Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial,
-einrichtung sowie technischer Ausstattung - Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern
- Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank
- Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity
- Erste*r Ansprechpartner*in bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner*innen bei Veranstaltungen etc.
- Interne*r Ansprechpartner*in, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung
- Auswahl und Betreuung der Praktikant*innen
- On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen
- Bearbeitung des Posteingangs
- Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Voraussetzungen:
- Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich oder Office Management
- Versierter Umgang mit MS Office
- Erste Erfahrungen mit Content Management-Systemen (Website)
- Technische Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
- Freude an Büro-Organisation
- Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
- Flexibilität und Eigenmotivation
- Teamfähigkeit
- Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
Wir bieten:
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in den transatlantischen Dialog und das politische Berlin
- Ein modernes Büro im Herzen Berlins
- Eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (beides nach Absprache)
- Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzkontakte) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen ausschließlich per E-Mail und in einem PDF-Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Office Management“ an bewerbung@aspeninstitute.de.
Bewerbungsfrist ist der 6. September 2024. Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingegangene Bewerbungen kontinuierlich sichten und behalten uns vor, die Position bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu vergeben. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Institut übernommen werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Praktikant*in (m/w/d)
Wir bieten für Studierende Vollzeitpraktika von drei Monaten an. Im Rahmen eines Praktikums erwerben Sie einen breiten Einblick in die Funktionsweise eines politischen Instituts bzw. einer NGO, die als Verein organisiert ist, und werden soweit möglich in alle Bereiche der Arbeit des Instituts einbezogen. Als Teil des Aspen Institute können Sie direkt aus dem politischen Zentrum Deutschlands erfahren, wie Außenpolitik funktioniert und welche Wege sie geht. Zusätzlich nehmen Sie an den öffentlichen Veranstaltungen des Instituts teil.
Praktikumsplätze verfügbar ab Herbst/Winter 2024/25
Das Praktikum beinhaltet unter anderem folgende Aufgaben und Tätigkeiten:
- allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
- Recherchen für den Executive Director
- inhaltliche Recherche für die öffentliche Veranstaltungsreihe
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der öffentlichen Abendveranstaltungen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Konferenzen
Bewerber*innen sollten folgende Qualifizierungen und Qualitäten vorweisen können:
- eingeschriebene Studierende im 4. bis 9. Fachsemester eines Hochschulstudiums der Geistes-, Sozial- oder Wirtschaftswissenschaften
- Kenntnis von und Interesse an Deutsch-Amerikanischen Beziehungen
- Deutsch oder Englisch auf fließendem Niveau, im Idealfall durch Auslandsaufenthalte oder Sprachzertifikate nachgewiesen
- sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen
- Affinität für Social Media
- Kenntnisse von Layoutprogrammen von Vorteil
- erste Arbeitserfahrung bzw. ehrenamtliches Engagement
- freundliches und seriöses Auftreten
- sorgfältige, zuverlässige Arbeitsmoral
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf, Zeugnissen gebündelt in einem PDF-Dokument und mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit per E-Mail an Bewerbung@aspeninstitute.de.
Kontakt
Christina Lahr
- Director Finance and Personnel
- Telefon: +49 (0) 30 804 890 22
- Fax: +49 (0) 30 804 890 33
- lahr@aspeninstitute.de
Kathrin Finke
- Office and Communications Manager
- Telefon: +49 (0) 30 804 890 11
- Fax: +49 (0) 30 804 890 33
- finke@aspeninstitute.de
