Stellenangebote

Teilzeitkraft (20h/Woche) im Bereich Finanzen und Personal

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Bereich Finanzen und Personal eine engagierte Teilzeitkraft (20h/Woche).

Das Aspen Institute ist eine internationale, überparteiliche und gemeinnützige Institution, die sich für die Stärkung einer freien, offenen und gerechten Gesellschaft einsetzt. Bei Workshops, Konferenzen und Diskussionsrunden mit internationalen Stakeholdern aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur stehen Fragen gesellschaftlicher Verantwortung, politischer Führung, KI, Digitalisierung und Medienkompetenz, Umwelt, Nachhaltigkeit und sozialer Gerechtigkeit im Fokus.  

Ihre Aufgaben

• Vorbereitung der monatlichen Buchhaltung sowie Lohnabrechnung des Instituts
• Administrative Verwaltung und Überwachung von Arbeitsverträgen, Stellenausschreibungen, Urlaubsplanung und Stundenkonten
• Unterstützung der Teams bei der Budgetierung und Controlling der Projekte
• Support der finanziellen Planungsprozesse, d.h. bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen sowie der Erstellung, Kontrolle und Aufsicht des Institutsbudgets
• Beauftragung und Kontrolle von Quartals- und Jahresabschlüssen unter Einhaltung von Förderrichtlinien
• Unterstützung bei der Erstellung von internen und externen Finanzberichten
• Administrative und finanzielle Betreuung der Mitglieder des Aspen Institute Deutschland, d.h. Erstellung von Rechnungen, Überwachung von Geldeingängen, Bearbeitung von Mitgliedsein- sowie -austritten

Voraussetzungen

• Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Erfahrung im Finanzbereich/Controlling
• Erfahrung bei der Verwaltung von Drittmitteln und öffentlichen Fördermitteln
• Ausgeprägte kaufmännische Denkweise
• Freude an Zahlen
• Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Eigenmotivation 
• Versierter Umgang mit MS Office
• Teamfähigkeit
• Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
• Sicheres und höfliches Auftreten

Wir bieten 

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in den transatlantischen Dialog und das politische Berlin
• Eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (beides nach Absprache)
• Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse) ausschließlich per E-Mail und in einem PDF-Dokument bis zum 30.10.2023 an bewerbung@aspeninstitute.de.
Wir bitten, von telefonischen Anfragen abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Aspen Institute Deutschland e.V. übernommen werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. 

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Studentische Hilfskraft (m/w/d) Finance & Contact Management

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst befristet bis 31.12.2024 mit Aussicht auf Verlängerung eine engagierte studentische Hilfskraft (m/w/d) für 20h/Woche zur Unterstützung des Bereichs Finanzen & Personal sowie zur Betreuung der Instituts-Datenbank.

Die Stelle umfasst folgende Aufgaben

• Betreuung der Instituts-Datenbank, d.h.
• Überarbeitung und Korrektur bestehender Kontakte
• Recherche fehlender Informationen
• Einpflegen neuer Kontakte
• Unterstützung der Programmbereiche im Bereich der Datenbank
• Layout-Erstellung für Publikationen

Voraussetzungen

• Englisch- und Deutsch-Kenntnisse fließend in Wort und Schrift
• Sehr gute Computerkenntnisse (HTML-Kenntnisse von Vorteil, aber nicht erforderlich)
• Erfahrungen mit Datenbanken
• Erfahrungen mit Layout-Programmen (von Vorteil)
• Gute Kenntnisse von MS Office, insbesondere Tabellenkalkulation
• Freude am Umgang mit Zahlen
• Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Flexibilität
• Kreativität
• Interesse an internationaler Politik, insbesondere transatlantischen Themen

Wir bieten

• Einblick in die Arbeit einer NGO im politischen Berlin
• eine angemessene Vergütung
• flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum Home-Office

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse) ausschließlich per E-Mail und in einem PDF-Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Contact Management“ an bewerbung@aspeninstitute.de. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen.

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Praktikant*in (m/w/d)

Wir bieten für Studierende Vollzeitpraktika von drei Monaten an. Im Rahmen eines Praktikums erwerben Sie einen breiten Einblick in die Funktionsweise eines politischen Instituts bzw. einer NGO, die als Verein organisiert ist, und werden soweit möglich in alle Bereiche der Arbeit des Instituts einbezogen. Als Teil des Aspen Institute können Sie direkt aus dem politischen Zentrum Deutschlands erfahren, wie Außenpolitik funktioniert und welche Wege sie geht. Zusätzlich nehmen Sie an den öffentlichen Veranstaltungen des Instituts teil.

Das Praktikum beinhaltet unter anderem folgende Aufgaben und Tätigkeiten:

• allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
• Recherchen für den Executive Director
• inhaltliche Recherche für die öffentliche Veranstaltungsreihe
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der öffentlichen Abendveranstaltungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Konferenzen

BewerberInnen sollten folgende Qualifizierungen und Qualitäten vorweisen können:

• eingeschriebene Studierende im 4. bis 9. Fachsemester eines Hochschulstudiums der Geistes-, Sozial- oder Wirtschaftswissenschaften
• Kenntnis von und Interesse an Deutsch-Amerikanischen Beziehungen
• Deutsch oder Englisch auf fließendem Niveau, im Idealfall durch Auslandsaufenthalte oder Sprachzertifikate nachgewiesen
• sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen
• Affinität für Social Media
• Kenntnisse von Layoutprogrammen von Vorteil
• erste Arbeitserfahrung bzw. ehrenamtliches Engagement
• freundliches und seriöses Auftreten
• sorgfältige, zuverlässige Arbeitsmoral

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf, Zeugnissen und Angabe Ihrer Verfügbarkeit per E-Mail an Bewerbung@aspeninstitute.de.

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