Stellenangebote

Referent*in Finanzen und Personal der Geschäftsführung (m/w/d)

Sie möchten Einblicke in die internationale Politik gewinnen, den transatlantischen Dialog mitgestalten und in einem Umfeld arbeiten, in dem sich Führungspersönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft begegnen?

Dann laden wir Sie ein, Teil des Aspen Institute Deutschland zu werden – und unser Team als Referent*in Finanzen und Personal der Geschäftsführung (m/w/d) zu verstärken.

Das Aspen Institute Deutschland wurde 1974 in Berlin gegründet. Das Institut ist dem Ideal der offenen Gesellschaft verpflichtet. Es fördert wertebasierte Führung, einen konstruktiven Dialog sowie die euroatlantische Kooperation. Als unabhängige gemeinnützige Institution ist Aspen Deutschland Teil des globalen Aspen-Netzwerks mit Partnern in den USA, Central Europe (Tschechische Republik, Ungarn, Polen, Slowakei), Frankreich, Großbritannien, Indien, Italien, Japan, Kenia, Kolumbien, Mexiko, Neuseeland, Rumänien, Spanien und der Ukraine. Die Institute setzen sich dafür ein, gemeinsam die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu bewältigen.

Was wir Ihnen bieten

• Eine spannende Tätigkeit mitten im politischen Berlin mit Einblicken in den transatlantischen Dialog
• Eine faire Vergütung in Anlehnung an TVöD
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (nach Absprache)
• Zusammenarbeit in einem internationalen, engagierten und wertschätzenden Team

Aufgabenbeschreibung

• Vorbereitung der monatlichen Buchhaltung sowie Lohnabrechnung des Instituts
• Administrative Verwaltung und Überwachung von Arbeitsverträgen, Stellenausschreibungen, Urlaubsplanung und Stundenkonten
• Unterstützung der Teams bei der Antragstellung von Projekten sowie deren Budgetierung und Controlling
• Koordination der finanziellen Planungsprozesse in Abstimmung mit der Institutsleitung, d.h.
• Erstellung von Wirtschaftsplänen, Erstellung und Controlling des Institutsbudgets
• Beauftragung und Kontrolle von Quartals- und Jahresabschlüssen unter Einhaltung von Förderrichtlinien (z.B. BPA, BHO, BRH)
• Erstellung von internen und externen Finanzberichten in Abstimmung mit dem externen Dienstleister
• Inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (Kuratorium und Vorstand), insbesondere Zusammenstellung der finanziellen Daten für den Jahresabschluss und Vorbereitung der dazugehörigen Beschlussfassungen
• Überwachung von Geldeingängen, Kuratoriumsbeiträgen und Spenden
• Unterstützung der Teams bei der Erstellung von Sponsoringverträgen und -rechnungen
• Aktualisierung des Lobbyregisters

Voraussetzungen

• (Fach-)Hochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Erfahrung
• Buchhaltungs- oder Controllingerfahrung
• Erfahrung bei der Verwaltung von Drittmitteln und öffentlichen Fördermitteln oder Bereitschaft zur Weiterbildung
• Ausgeprägte kaufmännische Denkweise
• Freude an Zahlen
• Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Eigenmotivation
• Teamfähigkeit
• Versierter Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
• Sicheres und höfliches Auftreten

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzkontakte) ausschließlich per E-Mail und in einem PDF-Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Finanzen“ an bewerbung@aspeninstitute.de.

Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingegangene Bewerbungen kontinuierlich sichten. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Institut übernommen werden.

Studentische Hilfskraft (m/w/d 20 Std./Woche) im Digitalprogramm

Wir suchen eine engagierte studentische Hilfskraft zur Unterstützung unseres Teams bei der Umsetzung des Projekts „Inside AI Briefings: From Competition to Innovation and Impact“. Beginn: zum nächstmöglichen Termin, zunächst befristet bis zum 31. Dezember 2026.

Künstliche Intelligenz (KI) verändert Wirtschaft, Gesellschaft und Sicherheitslandschaften in rasantem Tempo. Gleichzeitig bleiben die zugrunde liegenden Technologien und Marktmechanismen für viele Entscheidungsträger oft schwer durchschaubar, was die Bewertung von Chancen und Risiken erschwert.

Im Rahmen einer Reihe von Frühstücksbriefings bietet Aspen Germany Mitarbeiter*innen im Bundestag, in Bundesministerien und führenden Berliner Think Tanks prägnante, politisch relevante Einblicke in die zentralen „Bausteine“ des KI-Marktes – von Abhängigkeiten, Ressourcenmanagement und Daten bis hin zu Governance, Geopolitik und Regulierung. Durch verständlich aufbereitete Expertenpräsentationen erhalten die Teilnehmenden ein tieferes Verständnis für die Dynamiken, die den Aufbau, die Implementierung und die Kommerzialisierung von KI-Systemen beeinflussen, und erkennen gleichzeitig, welche Hindernisse derzeit die Innovation im Bereich KI bremsen.

In den Inside AI Briefings werden unter anderem globaler Wettbewerb und Kooperation, Abhängigkeiten in Lieferketten, Normsetzung sowie die Rolle von Start-ups und etablierten Industrieakteuren diskutiert. Durch die Verbindung technischer Realitäten mit strategischen politischen Entscheidungen unterstützt die Reihe fundierte Entscheidungen in den Bereichen Innovation, Regulierung und Investition und fördert eine sachgerechte Debatte darüber, wie Deutschland seine digitale Souveränität stärken und zugleich eine verantwortungsvolle und wettbewerbsfähige KI-Entwicklung vorantreiben kann. Neben der Unterstützung der Inside AI Briefings gibt es auch spannende Möglichkeiten, sich bei anderen Veranstaltungen und Projekten einzubringen, unter anderem bei der Veranstaltungsreihe Digital Dish, der German-American Trade and Tech Conference, und der Unterstützung der Munich Cyber Security Conference.

Das Aspen Institute Deutschland fördert wertebasiertes Leadership, konstruktiven Dialog zwischen Konfliktparteien und die euro-atlantische Zusammenarbeit zur Unterstützung und Stärkung einer starken offenen Gesellschaft. Aspen Deutschland organisiert Treffen, Konferenzen und Roundtable-Gespräche mit Entscheidungsträger*innen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur, um schwierige Themen der aktuellen Politik zu diskutieren und gemeinsam Lösungen zu finden.

Das DIGITALPROGRAMM strebt an, ein ganzheitliches Verständnis der Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung und deren Auswirkungen auf Individuen, Gesellschaft und Wirtschaft zu vermitteln. Zu diesem Zweck bietet es Stakeholdern aus verschiedenen Bereichen eine Plattform für konstruktiven Dialog. Das Programm ist in fünf Cluster unterteilt: 1. Digitalisierung und Demokratie, 2. Digitalisierung und europäische Souveränität, 3. Digitalisierung und Ethik, 4. Digitalisierung und Geopolitik sowie 5. Digitalisierung und transatlantische Beziehungen.

Zu den Aufgaben gehören:

• Organisatorische und technische Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Präsenz Veranstaltungen in Berlin.
• Recherche von Inhalten zur Vorbereitung, Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Publikationen.
• Teilnehmermanagement und -betreuung
• Unterstützung bei der Erstellung von Publikationen.
• Social Media Management und Content-Erstellung (X, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube)
• Datenbankpflege

Bewerbungsvoraussetzungen:

• Immatrikulation an einer Hochschule in einem relevanten Studienfach bis mindestens Dezember 2026
• Interesse an Digital- und Wirtschaftspolitik, transatlantischen Beziehungen und gesellschaftspolitischen Themen
• Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Englisch als zweite Sprache vom Vorteil.
• Gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Social Media Erfahrung
• Sehr gute Office-Kenntnisse
• Sicheres und höfliches Auftreten hochrangigen Gästen gegenüber sowie gegenüber Projektteilnehmenden 
• Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Eigenmotivation
• Erfahrung mit Bildbearbeitung und Layoutprogrammen (wünschenswert)

Was wir bieten:

• Eine vielseitige Tätigkeit mit viel Raum für eigene Ideen
• Spannende Einblicke in die Arbeit einer transatlantischen Organisation im politischen Umfeld Berlins
• Möglichkeit zum Aufbau und Ausbau eines eigenen beruflichen Netzwerks
• Teilnahme an Veranstaltungen und Konferenzen von Aspen Deutschland
• Angemessene Vergütung
• Flexible Arbeitszeiten
• Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld 

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Nachweise und Referenzen) in einem PDF-Dokument mit dem Betreff „Bewerbung Studentische Hilfskraft Digitalprogramm – Inside AI Briefing“ bis zum 15. Januar 2026 an bewerbung@aspeninstitute.de. Bitte sehen Sie von telefonischer Kontaktaufnahme ab. Bewerbungen werden während des gesamten Ausschreibungszeitraums fortlaufend geprüft, und die Stelle kann bereits vor Ablauf der Frist besetzt werden.

Praktikant*in (m/w/d) (Vollzeit, 3 Monate)

Wir bieten für Studierende Vollzeitpraktika von drei Monaten an. Im Rahmen eines Praktikums erwerben Sie einen breiten Einblick in die Funktionsweise eines politischen Instituts bzw. einer NGO, die als Verein organisiert ist, und werden soweit möglich in alle Bereiche der Arbeit des Instituts einbezogen. Als Teil des Aspen Institute können Sie direkt aus dem politischen Zentrum Deutschlands erfahren, wie Außenpolitik funktioniert und welche Wege sie geht. Zusätzlich nehmen Sie an den öffentlichen Veranstaltungen des Instituts teil.

Das Praktikum beinhaltet unter anderem folgende Aufgaben und Tätigkeiten:

• allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
• Recherchen für den Executive Director
• inhaltliche Recherche für die öffentliche Veranstaltungsreihe
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der öffentlichen Abendveranstaltungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Konferenzen

Bewerber*innen sollten folgende Qualifizierungen und Qualitäten vorweisen können:

• eingeschriebene Studierende im 4. bis 9. Fachsemester eines Hochschulstudiums der Geistes-, Sozial- oder Wirtschaftswissenschaften
• Kenntnis von und Interesse an Deutsch-Amerikanischen Beziehungen
• Deutsch oder Englisch auf fließendem Niveau, im Idealfall durch Auslandsaufenthalte oder Sprachzertifikate nachgewiesen
• sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen
• Affinität für Social Media
• Kenntnisse von Layoutprogrammen von Vorteil
• erste Arbeitserfahrung bzw. ehrenamtliches Engagement
• freundliches und seriöses Auftreten
• sorgfältige, zuverlässige Arbeitsmoral

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf, Zeugnissen gebündelt in einem PDF-Dokument und mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit per E-Mail an bewerbung@aspeninstitute.de.