Stellenangebote

Boards and Membership Officer (m/w/d) – Teilzeit (20h/Woche)

Sie möchten Einblicke in die internationale Politik gewinnen, den transatlantischen Dialog mitgestalten und in einem Umfeld arbeiten, in dem sich Führungspersönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft begegnen?

Dann laden wir Sie ein, Teil des Aspen Institute Deutschland zu werden – und unser Team als Boards and Membership Officer zu verstärken.

Das Aspen Institute Deutschland ist eine internationale, überparteiliche und gemeinnützige Institution, die sich der Förderung des wertebasierten Dialogs in der internationalen Politik verpflichtet hat. Aspen Deutschland veranstaltet Tagungen, Konferenzen und Diskussionsrunden mit Entscheidungsträger*innen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur, die schwierige Fragen der aktuellen Politik diskutieren und gemeinsam nach Lösungen suchen. 

Ihre Aufgaben:

• Ansprechpartner*in für Mitglieder: Sie betreuen die Mitglieder unserer Gremien (Vorstand und Kuratorium von Aspen Deutschland) sowie des Vereins der Freunde des Aspen Instituts.
• Prozess- und Systementwicklung: Sie analysieren und optimieren bestehende Verwaltungs- und Mitgliederprozesse, führen digitale Lösungen (z. B. CRM-Systeme und automatisierte Workflows) ein und entwickeln diese kontinuierlich weiter. Dabei nutzen Sie moderne Technologien, einschließlich KI-gestützter Anwendungen, und bauen transparente Strukturen sowie aussagekräftige Reportings zur nachhaltigen Steuerung des Bereichs auf.
• Mitgliederverwaltung: Sie begleiten Aufnahmeverfahren, erstellen Rechnungen und Zuwendungsbescheinigungen, pflegen Mitgliederübersichten und übernehmen das Beitragswesen.
• Mitgliederakquise & -bindung: Sie gewinnen neue Mitglieder, entwickeln Ideen zur Stärkung der Mitgliederbindung und tragen zur strategischen Weiterentwicklung des Bereichs bei.
• Organisation & Koordination: Sie bereiten Sitzungen (vor Ort, digital & hybrid) vor und nach, dokumentieren Beschlüsse und unterstützen bei Wahlen und Amtszeiten.
• Veranstaltungen: Sie unterstützen die Konzeption und Organisation von Mitgliederveranstaltungen und gestalten diese aktiv mit.
• Vor- und Nachbereitung der jährlichen Mitgliederversammlung: Sie organisieren die jährliche Mitgliederversammlung
• Finanzen & Administration: Sie koordinieren den Jahresabschluss mit externen Partnern und übernehmen die Vorbereitung der Präsentation in der jährlichen Mitgliederversammlung.

Ihr Profil:

• Abgeschlossenes Hochschul- oder Fachhochschulstudium oder eine kaufmännische Ausbildung
• Organisationsstärke, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Erfahrung im Bereich Mitglieder- oder Gremienarbeit von Vorteil
• Digitale Affinität und sicherer Umgang mit Office-Anwendungen
• Interesse an CRM-Systemen, Automatisierung und modernen digitalen Tools (inkl. KI)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Freundliches und sicheres Auftreten sowie Freude an Teamarbeit

Was wir Ihnen bieten:

• eine spannende Tätigkeit mitten im politischen Berlin mit Einblicken in den transatlantischen Dialog
• eine faire Vergütung in Anlehnung an TVöD
• flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Home Office (nach Absprache)
• Zusammenarbeit in einem internationalen, engagierten und wertschätzenden Team
• die Chance, aktiv die Arbeit unserer Mitglieder-Community mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmenn

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzkontakte) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen ausschließlich per E-Mail und in einem PDF-Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Boards and Membership Officer“ an bewerbung@aspeninstitute.de. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Institut übernommen werden.

Program Officer (m/w/d) im Europa Programm

Zur Verstärkung unseres Teams im Europa Programm suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst befristet bis zum 31. Dezember einen engagierten Program Officer (m/w/d) in Teilzeit (20 Stunden/Woche) zur Betreuung/zum Management des Projekts “Connecting Futures: Information Integrity in Europe’s Next Decade”. Das Projekt bringt junge Journalist*innen, Social-Media-Influencer*innen und digitale Content-Creator aus der EU-Erweiterungsregion zusammen. Gemeinsam arbeiten sie in einem auf Werten basierenden Prozess an Zukunftsfragen und Dialogformaten, um die Informationsintegrität und die demokratische Resilienz in Europa in den nächsten zehn Jahren zu stärken.

Das Aspen Institute Deutschland ist eine internationale, überparteiliche und gemeinnützige Institution, die sich der Förderung des wertebasierten Dialogs in der internationalen Politik verpflichtet hat. Aspen Deutschland veranstaltet Tagungen, Konferenzen und Diskussionsrunden mit Entscheidungsträger*innen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur, die schwierige Fragen der aktuellen Politik diskutieren und gemeinsam nach Lösungen suchen. 

Ihre Aufgaben:

• Projektplanung und -management 
• Vorbereitung, Durchführung und Ergebnissicherung der Konferenzen 
• Auswahl, Management und Betreuung der Teilnehmenden
• Allgemeine Tätigkeiten des Projektmanagements
• Projektbegleitendes Budgetmonitoring und Abrechnung von Zuwendungsmitteln
• Koordination mit den Projektpartner*innen
• Erstellen von Informationsbroschüren und Einladungen
• Kontakt- und Datenbankpflege

Voraussetzungen:

• abgeschlossenes Studium, vorzugsweise im Bereich Politik-, Europa-,Sozialwissenschaften
• Erfahrungen im Teilnehmer*innen- und Konferenzmanagement 
• Erfahrungen im Projektmanagement, in der -abrechnung und -berichterstellung 
• sehr gute Kenntnisse in MS-Office, insbesondere Word und Excel 
• Erfahrung mit CRM-Tools
• strukturiertes und sorgfältiges Arbeiten 
• Englisch fließend in Wort und Schrift, Deutsch auf B1-Niveau wünschenswert
• Kenntnisse in Europapolitik, insbesondere Erweiterung und der Region des Westbalkans 
• Engagement, Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Flexibilität 
• Sicheres und höfliches Auftreten hochrangigen Gästen gegenüber 

Was wir bieten:

• eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit viel Freiraum für eigene Ideen
• einen intensiven Einblick in die politische Debatte zum Westbalkan und die Entwicklungen in der Region 
• eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD
• flexible Arbeitszeiten inklusive der Möglichkeit zum Home Office (nach Absprache)
• die Mitarbeit in einem kleinen, motivierten, internationalen und kollegialen Team

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise und Referenzen) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellungen elektronisch in einem pdf-Dokument mit dem Betreff „Bewerbung Program Officer WB“ an bewerbung@aspeninstitute.de. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Aspen Institute Deutschland e.V. übernommen werden. Wir bitten von telefonischen Anfragen abzusehen.

Studentische Hilfskraft (m/w/d) Unterstützung des Vereins der Freunde des Aspen Institute Germany

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet für ein Jahr eine engagierte studentische Hilfskraft (m/w/d) für 20h/Woche zur Unterstützung unseres Vereins der Freunde des Instituts und Gremientätigkeiten.

Das Aspen Institute ist eine internationale, überparteiliche und gemeinnützige Institution, die sich für die Stärkung einer freien, offenen und gerechten Gesellschaft einsetzt. Bei Workshops, Konferenzen und Diskussionsrunden mit internationalen Stakeholdern aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur stehen Fragen gesellschaftlicher Verantwortung, politischer Führung, KI, Digitalisierung und Medienkompetenz, Umwelt, Nachhaltigkeit und sozialer Gerechtigkeit im Fokus.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung im Finanzbereich, z. B. bei der Bilanzierung, dem Controlling und der Erstellung von Finanzberichten
• Unterstützung bei der Optimierung von Arbeitsprozessen im Bereich des Vereinsmanagements, insbesondere durch die Strukturierung bestehender Abläufe, einfache Automatisierungen und den Einsatz geeigneter technischer Lösungen.
• Mitarbeit in der Mitgliederverwaltung, insbesondere bei Aufnahmeverfahren, der Erstellung von Rechnungen und Zuwendungsbescheinigungen und der Pflege von Mitgliederübersichten
• Mitwirkung bei Maßnahmen zur Mitgliederakquise und -bindung, einschließlich der Entwicklung von Ideen zur Stärkung der Mitgliederbindung
• Unterstützung von Finanzplanungsprozessen, z.B. Erstellung von Budgets und Controlling
• Unterstützung der finanziellen Berichterstattung von Plan- und Ist-Daten
• Erstellung von Ad-hoc-Analysen.

Das bringen Sie mit:

• Immatrikulation, vorzugsweise in Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaft oder verwandten Bereichen
• Fließend Deutsch und Englisch
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, erste Erfahrungen mit datenbasierter Arbeit, Automatisierungen oder digitalen Tools sind von Vorteil
• Engagement und Zuverlässigkeit
• Sorgfältige Arbeitsweise
• Interesse an internationaler Politik, insbesondere transatlantischen Angelegenheiten

Wir bieten:

• Einblick in die Arbeit einer NGO im politischen Berlin
• eine angemessene Vergütung
• Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice nach Absprache möglich

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse) ausschließlich per E-Mail und in einem PDF-Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Studentische Hilfskraft Verein der Freunde“ an bewerbung@aspeninstitute.de.

Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingehende Bewerbungen kontinuierlich sichten und behalten uns vor, die Positionen bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu vergeben. Bewerbungsgespräche finden zeitnah statt. Wir bitten, von telefonischen Anfragen abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Aspen Institute Deutschland e.V. übernommen werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Praktikant*in (m/w/d) (Vollzeit, 3 Monate)

Derzeit bieten wir keine Praktikumsstellen an. Bewerbungen für Praktika können aktuell leider nicht berücksichtigt werden

Wir bieten für Studierende Vollzeitpraktika von drei Monaten an. Im Rahmen eines Praktikums erwerben Sie einen breiten Einblick in die Funktionsweise eines politischen Instituts bzw. einer NGO, die als Verein organisiert ist, und werden soweit möglich in alle Bereiche der Arbeit des Instituts einbezogen. Als Teil des Aspen Institute können Sie direkt aus dem politischen Zentrum Deutschlands erfahren, wie Außenpolitik funktioniert und welche Wege sie geht. Zusätzlich nehmen Sie an den öffentlichen Veranstaltungen des Instituts teil.

Das Praktikum beinhaltet unter anderem folgende Aufgaben und Tätigkeiten:

• allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
• Recherchen für den Executive Director
• inhaltliche Recherche für die öffentliche Veranstaltungsreihe
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der öffentlichen Abendveranstaltungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Konferenzen

Bewerber*innen sollten folgende Qualifizierungen und Qualitäten vorweisen können:

• eingeschriebene Studierende im 4. bis 9. Fachsemester eines Hochschulstudiums der Geistes-, Sozial- oder Wirtschaftswissenschaften
• Kenntnis von und Interesse an Deutsch-Amerikanischen Beziehungen
• Deutsch oder Englisch auf fließendem Niveau, im Idealfall durch Auslandsaufenthalte oder Sprachzertifikate nachgewiesen
• sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen
• Affinität für Social Media
• Kenntnisse von Layoutprogrammen von Vorteil
• erste Arbeitserfahrung bzw. ehrenamtliches Engagement
• freundliches und seriöses Auftreten
• sorgfältige, zuverlässige Arbeitsmoral

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf, Zeugnissen gebündelt in einem PDF-Dokument und mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit per E-Mail an bewerbung@aspeninstitute.de.